Kontaktformular-Anfragen automatisch ins CRM: Anleitung (2026)

Eine neue Anfrage über dein Kontaktformular – jemand will mit dir arbeiten. Die Mail landet in deinem Postfach, zwischen Newslettern, Rechnungen und der Terminbestätigung vom Zahnarzt. Du siehst sie zwei Tage später. Bis dahin hat der Interessent längst beim Nächsten angefragt.

Wenn du als Coach, Berater oder kleine Agentur Anfragen über ein Formular bekommst, ist genau das der teuerste Fehler in der Lead-Bearbeitung: Anfragen, die im Mail-Postfach untergehen. Die Lösung ist nicht „öfter ins Postfach schauen”, sondern jede Anfrage automatisch dort landen zu lassen, wo du sie wirklich bearbeitest – in deinem CRM. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie das geht. Ohne Code, ohne IT-Abteilung.

Warum „ich schau halt öfter ins Postfach” nicht funktioniert

Das Postfach ist kein CRM. Es kennt keinen Status („kontaktiert”, „Angebot raus”, „gewonnen”), keine Erinnerung, keine Übersicht. Jede Anfrage, die nur als Mail existiert, ist eine Anfrage, die du manuell abtippen, einsortieren und im Kopf behalten musst – und genau das vergisst man im Tagesgeschäft.

Das Prinzip der Lösung ist simpel: Zwischen dein Formular und dein CRM schaltest du einen automatischen Vermittler. Sobald jemand das Formular absendet, nimmt dieser Vermittler die Daten entgegen und legt automatisch einen neuen Kontakt in deinem CRM an – inklusive Name, E-Mail, Nachricht. Du machst nichts mehr manuell. Die Anfrage ist da, bevor du überhaupt ins Postfach geschaut hast.

Dieser Vermittler ist ein Automatisierungstool. Ohne ein solches Tool gibt es keine Brücke zwischen Formular und CRM – die beiden „sprechen” nicht von allein miteinander. Genau hier kommt Make ins Spiel: ein Cloud-Tool, das diese Verbindung per Klick herstellt, ohne dass du programmieren oder einen Server betreiben musst.

Warum Make und nicht ein anderes Tool? Für nicht-technische Nutzer ist Make die bequemste Wahl: gehostet in der Cloud, großer Gratis-Einstieg, viele fertige CRM-Anbindungen. Wenn du wissen willst, wie sich Make gegen die Alternative n8n schlägt, haben wir das ausführlich verglichen – siehe Make oder n8n: welches Tool passt zu dir. Für diese Anleitung gehen wir von Make aus.

Was du brauchst

Bevor es losgeht, brauchst du drei Dinge:

• Ein Kontaktformular, das Daten weitergeben kann (z. B. ein Formular-Tool oder das Formular deines Website-Baukastens mit Webhook- oder Integrations-Funktion).
• Ein CRM, in dem die Kontakte landen sollen (HubSpot, Pipedrive, Brevo o. Ä. – die Anleitung funktioniert mit jedem CRM, das Make anbindet).
• Ein Make-Konto – der kostenlose Tarif reicht für den Einstieg völlig aus.

Zeitaufwand für die Einrichtung: etwa 20–30 Minuten beim ersten Mal.

Schritt für Schritt: Formular-Anfragen automatisch ins CRM

Schritt 1: Make-Konto anlegen und neues Szenario starten

Melde dich bei Make an und erstelle ein neues „Szenario” – so heißen bei Make die Automatisierungen. Ein Szenario ist eine Kette: links der Auslöser (das Formular), rechts die Aktion (CRM-Eintrag).

[Screenshot: Make-Dashboard, Button „Create a new scenario”]

Schritt 2: Das Formular als Auslöser einrichten

Füge als erstes Modul deinen Formular-Dienst hinzu. Je nach Formular hast du zwei Wege:

• Direkte Anbindung: Nutzt du ein Formular-Tool, das Make kennt (z. B. Typeform, Tally, Jotform), wähle es aus der Liste und verbinde dein Konto.
• Webhook: Hat dein Formular keine fertige Anbindung, nutze das Modul „Webhook”. Make erzeugt dann eine eindeutige Webhook-URL, die du in den Einstellungen deines Formulars hinterlegst.

[Screenshot: Modul-Auswahl mit Formular-Tools und Webhook-Option]

Das Formular-Modul ist der Auslöser: Immer wenn jemand absendet, startet die Automatisierung.

Schritt 3: Eine Testanfrage senden

Bevor du weiterbaust, schick eine Testanfrage über dein echtes Formular. Make „lauscht” und fängt die Daten ein. So sieht das Tool, welche Felder dein Formular liefert (Name, E-Mail, Nachricht) – das brauchst du gleich für die Zuordnung.

[Screenshot: Make zeigt empfangene Testdaten mit Feldern]

Schritt 4: Dein CRM als zweites Modul hinzufügen

Klicke auf das Plus hinter dem Formular-Modul und wähle dein CRM (z. B. „HubSpot – Create a Contact” oder die entsprechende Aktion deines Tools). Verbinde dein CRM-Konto, wenn Make danach fragt.

[Screenshot: CRM-Modul „Create a Contact” hinzugefügt]

Schritt 5: Felder zuordnen (der wichtigste Schritt)

Jetzt verbindest du die Formular-Felder mit den CRM-Feldern: Das Feld „E-Mail” aus dem Formular gehört ins Feld „E-Mail” im CRM, „Name” zu „Name”, die Nachricht in ein Notiz- oder Beschreibungsfeld. Du klickst die Formular-Felder einfach in die passenden CRM-Felder.

Nimm dir hier einen Moment Zeit – eine falsche Zuordnung ist die häufigste Fehlerquelle. Wenn die Nachricht im Namensfeld landet, hilft dir die schönste Automatisierung nichts.

[Screenshot: Feld-Zuordnung, Formular-Felder den CRM-Feldern zugewiesen]

Schritt 6: Testen und aktivieren

Lass das Szenario einmal probeweise laufen. Prüfe in deinem CRM, ob der Testkontakt korrekt angelegt wurde – mit den richtigen Daten in den richtigen Feldern. Stimmt alles, schalte das Szenario aktiv und stelle den Auslöser auf „sofort” oder ein kurzes Intervall.

Ab jetzt landet jede neue Anfrage automatisch in deinem CRM – ohne dass du etwas tust.

[Screenshot: Szenario aktiv geschaltet, Statusanzeige „on”]

Stolperfallen bei der Umsetzung

Damit deine Automatisierung sauber läuft, achte auf diese drei Punkte – sie sind die häufigsten Ursachen, wenn etwas hakt:

Feldzuordnung gründlich prüfen. Der häufigste Fehler ist eine vertauschte oder leere Feldzuordnung – Nachricht im Namensfeld, fehlende E-Mail. Geh nach dem ersten echten Eingang einmal in dein CRM und kontrolliere, ob wirklich alles am richtigen Platz steht. Pflichtfelder deines CRM müssen befüllt sein, sonst lehnt es den Kontakt ab.

Free-Plan-Limits im Blick behalten. Der kostenlose Make-Tarif hat ein monatliches Kontingent an Ausführungen und prüft das Szenario nur in bestimmten Intervallen statt sekündlich. Für die meisten Coaches und Berater mit überschaubarem Anfragevolumen reicht das problemlos. Bekommst du sehr viele Anfragen, behalte das Kontingent im Auge und plane den Wechsel in einen bezahlten Tarif ein, bevor das Limit erreicht ist.

Doppel-Einträge vermeiden. Sendet jemand das Formular zweimal oder testest du mehrfach, kann derselbe Kontakt doppelt im CRM landen. Viele CRM-Module bieten eine „Suchen oder erstellen”-Logik: Make prüft zuerst, ob die E-Mail schon existiert, und legt nur an, wenn nicht. Aktiviere diese Option, wenn dein CRM sie anbietet – das hält deine Kontaktliste sauber.

Diese Punkte sind reine Einrichtungs-Sorgfalt. Einmal sauber aufgesetzt, läuft die Automatisierung zuverlässig im Hintergrund.

Häufige Fragen

Geht das ohne Zapier? Ja. Make übernimmt dieselbe Aufgabe wie Zapier – Formular und CRM verbinden – und hat für Einsteiger einen großzügigeren Gratis-Einstieg. Du brauchst kein zusätzliches Tool.

Funktioniert das mit jedem CRM? Mit jedem CRM, das Make anbindet – das sind die gängigen wie HubSpot, Pipedrive oder Brevo. Hat dein CRM eine offene Schnittstelle, lässt es sich zur Not auch über ein allgemeines Modul verbinden.

Ist das DSGVO-konform? Die Automatisierung selbst überträgt nur Daten, die der Interessent dir freiwillig über das Formular gegeben hat. Achte wie sonst auch auf eine saubere Datenschutzerklärung und darauf, wo dein CRM die Daten speichert. Make verarbeitet die Daten beim Durchleiten – prüfe die Auftragsverarbeitung für deinen Anwendungsfall.

Brauche ich Programmierkenntnisse? Nein. Alle Schritte oben funktionieren per Klick im Browser. Du verbindest Module und ordnest Felder zu – Code schreibst du an keiner Stelle.

Fazit

Anfragen, die im Postfach untergehen, kosten dich Kunden – nicht weil dein Angebot schlecht ist, sondern weil du zu spät reagierst. Eine einmal eingerichtete Automatisierung löst das dauerhaft: Jede Formular-Anfrage landet automatisch in deinem CRM, sauber erfasst und bereit zur Bearbeitung.

Der Aufwand ist überschaubar – einmal 20–30 Minuten einrichten, dann läuft es. Mit Make brauchst du dafür weder Code noch eigenen Server, und du kannst kostenlos starten und testen, ob das Prinzip für dich funktioniert.

Dasselbe Prinzip funktioniert auch für Terminbuchungen: Wie du Terminbuchungen automatisch ins CRM überträgst und eine Bestätigung verschickst, zeigen wir in der nächsten Anleitung.

Mehr zum Thema:

• Make oder n8n: welches Tool passt zu dir